1

VEDTEKTER FOR OTTESTAD ROTARY KLUBB

VEDTATT PÅ ÅRSMØTE 3. SEPTEMBER 2009

Artikkel 1
Definisjoner

Artikkel 2
Styret
Klubben ledes av styret, som består av 7 medlemmer av klubben. Disse er President,
innkommende president, sist avgåtte president, sekretær, kasserer og to styremedlemmer.
Om valg se artikkel 3.

Artikkel 3
Valg av styre og andre tillitsvalgte
Pkt. 1 Nominasjoner til valget
På det ordinære møtet 1 måned før det årlige møtet for valg av innkommende president og
styremedlemmer skal det foretas nominasjon av kandidater til disse vervene. Det
nomineres skriftlig på lister med navnene i alfabetisk orden på alle klubbens medlemmer.
Det nomineres særskilt til innkommende president og til styre. Det vil si at man nominerer
til styret på en liste og til president på en annen. På lista for nominasjon til innkommende
president merkes medlemmer som har vært president og den som nå er innkommende
president med en ”x”. Hvert medlem merker av 5 navn på hver av listene. De 10
medlemmene som har fått flest stemmer er nominert. Ved stemmelikhet på 10. plass
medtas alle med lik stemme blant de nominerte.
Hvis noen av de nominerte ikke kan påta seg vervet som president, må vedkommende
innen neste klubbmøte begrunne dette skriftlig overfor styret. Det er sekretærens ansvar å
varsle de som er nominert umiddelbart etter nominasjonsmøtet.
Pkt. 2 Valg av innkommende president og styremedlemmer.
Valgmøtet avholdes senest 31. desember året før de som nå skal velges (innkommende
president og styre) skal tre i funksjon. Valgene skal være skriftlige.
Vedtaksdyktighet, se Artikkel 5, punkt 3.
Det avholdes adskilte valg for:

1. Valg av innkommende president
Valglisten settes opp i alfabetisk rekkefølge ut fra resultatet fra nominasjonen.
Ved stemmelikhet avgjøres valget med loddtrekning.
2. Valg av 2 styremedlemmer og 2 varamedlemmer.
Valglisten settes opp i alfabetisk rekkefølge ut fra resultatet fra nominasjonen.
Hver enkelt stemmeberettiget krysser av (setter ”x”) for 2 personer på valglista.
De to som får flest stemmer er valgt til styremedlemmer. De to som får flest stemmer
nest etter styremedlemmene blir varamedlemmer. Ved stemmelikhet foretas
loddtrekning.
3. Etter forslag fra styret velges revisor for kommende år, muntlig.

Pkt. 2 – Valg av sekretær og kasserer.
Påtroppende styre velger sekretær og kasserer. De som blir valgt til sekretær og kasserer
blir medlemmer av styret med de samme rettigheter og plikter som de andre
styremedlemmene.
Pkt. 3 – Hvis en plass i styret eller annet tillitsverv blir ledig skal:
a. Innkommende president rykker opp hvis presidentvervet blir ledig.
b. Ny innkommende president velges av medlemmene i ordinært møte i henhold til
retningslinjene i Artikkel 3.
c. Valgte varamedlemmer rykker opp etter styremedlemmer.
d. Andre tillitsvalgte utpekes av styret.

Artikkel 4
De tillitsvalgtes plikter
Pkt. 1 – Presidenten.
Presidenten leder møtene i klubben og i styret og utfører andre oppgaver som vanligvis
hører inn under dette verv.
Pkt. 2 - Innkommende president.
I presidentens fravær leder innkomne president møtene i klubben og i styret, og utfører
andre oppgaver som vanligvis hører inn under dette verv, og er for øvrig ordinært medlem
av styret..
Det er den innkommende presidents plikt å være styremedlem og utføre slike oppgaver
som er foreskrevet av presidenten eller styret.
Pkt. 3 Sekretærens oppgaver
Det er sekretærens oppgave å føre medlemsfortegnelsene, føre liste over fremmøte, sende
innkallelser til klubbmøter, styremøter og komitémøter, skrive og oppbevare referater fra
slike møter, skrive de nødvendige rapporter til Rotary International, herunder den
halvårlige rapport om medlemskap 1. januar og 1. juli, samt melding 1. oktober og 1. april
om alle nye aktive medlemmer som er innvalgt siden begynnelsen av den halvårlige
rapporteringsperioden i juli eller januar samt sende melding om endring av medlemskap.
Sørge for den månedlige fremmøterapport som skal sendes til distriktsguvernøren senest
15 dager etter det siste møte i måneden; innkassere og betale abonnement på Rotary
bladet, og ellers utføre de plikter som vanligvis hører inn under sekretærvervet.
Når vedkommende fratrer som sekretær skal han/hun overlevere til sin etterfølger, eller til
presidenten, alle protokoller og korrespondanse. Dette bør skje i et overleveringsmøte
hvor nødvendig kompetanse overføres fra avtroppende til påtroppende sekretær.
Pkt. 4 - Kassereren.
Det er kassererens plikt å ta vare på alle midler, føre regnskap for klubben, samt utføre
alle de plikter som hører inn under kassererfunksjonen. Når vedkommende slutter som
kasserer, skal han/hun overlevere til sin etterfølger, eller til presidenten, alle midler,
regnskaper og annen klubbeiendom som måtte være i hans/hennes besittelse. Dette bør
skje i et overleveringsmøte hvor nødvendig kompetanse overføres fra avtroppende til
påtroppende kasserer.

Artikkel 5
Møter
Pkt. 1 – Årlig valgmøte. Det årlige møte for valg i denne klubb skal holdes senest den 31.
desember hvert år, hvor valg av styremedlemmer og tillitsvalgte for det følgende år skal
finne sted.
Pkt. 2 - De ordinære ukentlige møter i klubben skal holdes på torsdag klokken 19.00.
Varsel om forandringer eller sløyfing av ordinære klubbmøter skal gis alle klubbens
medlemmer. Angående regler for registrering av fremmøte m.v. vises det til Klubblovene,
Artikkel 9 Fremmøte.
Pkt. 3 – Ethvert møte i klubben hvor en tredjedel av medlemmene er til stede er
beslutningsdyktig.
Pkt. 4 – Årsmøte (Årlig presidentskifte) avholdes på datoen for ukentlig klubbmøte som
kommer så nær opp til ”årsskifte” for Rotaryåret som mulig.
På dette møtet overlater utgående klubbpresident presidentvervet til innkommende
president. Det utgående styret fremlegger Årsmelding og Regnskap for siste Rotaryår..
Pkt. 5 – Ny presidents programmøte.
I begynnelsen av Rotaryåret presenterer den nye presidenten sine målsettinger for året,
samt styre, komiteer og budsjett.
Pkt. 6 - Ordinære styremøter skal holdes hver måned. Ekstraordinære styremøter skal
innkalles av presidenten når dette anses nødvendig, eller etter anmodning av minst to
styremedlemmer, etter at tilbørlig varsel er gitt.
Pkt. 7 - Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede.

Artikkel 6
Kontingent
Etter forslag fra styret fastsetter medlemmene årskontingenten.
Kontingenten betales forskuddsvis halvårlig pr. 15. juni og 15. desember.
Hvis styret fremmer forslag om forhøyelse av årskontingenten skal det samtidig
fremlegges et budsjettforslag over forventede inntekter og utgifter i regnskapsåret.
Kontingent og budsjett kan behandles på et ordinært klubbmøte så tidlig som mulig i nytt
Rotaryår.

Artikkel 7
Avstemmingsregler
Avstemminger i klubben skal foregå ved muntlig stemmegivning, unntatt ved valg av
styre og tillitsvalgte, som skal skje skriftlig. Styret kan bestemme at en konkret beslutning
skal avgjøres ved skriftlig stemmegivning.

Artikkel 8
Fire Tjenesteområder
De fire Tjenesteområder utgjør det filosofiske og praktiske rammeverk for denne
Rotaryklubbs arbeid. De er Klubbtjeneste, Yrkesrettet Tjeneste, Samfunnstjeneste og
Internasjonal Tjeneste. Denne klubben vil være aktiv innen hver av disse tjenesteområder.

Artikkel 9
Komiteer
Klubbkomiteenes oppgave er å oppnå klubbens langsiktige mål innen de fire
Tjenesteområder. Innkommende president, presidenten og sist avgåtte president bør
samarbeide for å sikre kontinuitet i ledelse og planlegging av fremtidig ledelse. Når dette
er praktisk mulig, bør komitémedlemmer sitte i samme komité i tre år for å sikre
kontinuitet. Innkommende president er ansvarlig for å oppnevne komitémedlemmer til
ledige verv, utnevne komitéledere samt holde planleggingsmøter før starten på sitt
presidentår. Det anbefales at komitélederne har tidligere erfaring som medlem av den
aktuelle komité.
Følgende faste komiteer bør nedsettes:
- Medlemsutvikling og rekruttering
Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å rekruttere og
beholde medlemmer.
- Opplæring og kommunikasjon
Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å informere
offentligheten om Rotary samt fremme klubbens serviceprosjekter og -virksomhet.
Komiteen skal også sørge for nødvendig informasjon og opplæringsaktiviteter overfor
klubbens medlemmer.
- Serviceprosjekter
Denne komité skal utvikle og iverksette utdannelsesprosjekter så vel som humanitære
og yrkesprosjekter som er rettet mot behovene i lokalsamfunnet og i det internasjonale
samfunnet.
- Rotary Foundation
Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å støtte Rotary
Foundation gjennom både økonomiske bidrag og deltakelse i prosjekter.
Ytterligere komiteer kan oppnevnes etter behov.
a) Presidenten skal i embets medfør være medlem av alle komiteer og som sådan ha alle
komitémedlemmets rettigheter.
b) Den enkelte komité skal behandle saker som er tillagt den ifølge vedtektene, samt
slike tilleggsaker som den måtte få av presidenten eller styret. Uten fullmakt fra styret
skal ingen komité sette i gang arbeid før rapport er avgitt til og godkjent av styret.
c) Komitélederen skal være ansvarlig for jevnlige møter og virksomhet i sin komité, føre
tilsyn med og koordinere komiteens arbeid og rapportere til styret om alle komiteens
aktiviteter.

Artikkel 10
Komiteenes oppgaver
Alle komiteenes oppgaver skal fastlegges og gjennomgås av presidenten i vedkommendes
president - år. Ved annonseringen av hver enkelt komités oppgaver skal presidenten vise
til aktuelt RI materiale. Komité Serviceprosjekter skal ta hensyn til yrkestjenesten,
samfunnstjenesten og internasjonal tjeneste ved utformingen av årets planer.
Hver enkelt komité skal ha et særskilt mandat, klart definerte mål og handlingsplaner
etablert ved begynnelsen av hvert år for gjennomføring i løpet av året. Det skal være
innkommende presidents ansvar (president ved iverksettelse) å vise det nødvendige
lederskap for å utarbeide en anbefaling om klubbkomiteer, mandater, mål og planer til
styret før begynnelsen av året, som nevnt ovenfor.

Artikkel 11
Permisjon
Ved skriftlig søknad til styret, med anførsel av gode og gyldige grunner, kan permisjon
innvilges, slik at et medlem fritas for å være til stede ved møter i klubben for et nærmere
bestemt tidsrom.

Artikkel 12
Finanser
Pkt. 1 – Ved begynnelsen av hvert regnskapsår skal styret utarbeide et budsjett over
antatte inntekter og utgifter for året.
Pkt. 2 – Kassereren skal sette alle klubbens økonomiske midler inn i en bank som styret
velger.
Pkt. 3 – Alle regninger skal betales av kassereren. Utgiftsbilag attesteres av presidenten
eller av to andre styremedlemmer i fellesskap.
Pkt. 4 – En gang i året skal alle økonomiske transaksjoner gjennomgås av en kvalifisert
person (klubbens revisor).
Pkt. 5 – Klubbens regnskapsår går fra 1. juni til 31. mai. Innkreving av
medlemskontingent deles i to halvårsperioder fra 1. juli til 31. desember og fra 1. januar til
30. juni. Betaling av pr. capita avgift og tidsskriftabonnement til RI skal skje hvert år den
1. juli og den 1. januar på basis av det medlemstall klubben har på disse datoer.

Artikkel 13
Nye medlemmer
Pkt. 1 – Forslag på eventuelt nytt medlem, fremsatt av et eksisterende medlem av
klubben, skal oversendes styret skriftlig gjennom klubbens sekretær. Et medlem som
overføres fra en annen klubb eller et tidligere medlem av en annen klubb kan foreslås som
aktivt medlem av vedkommendes tidligere klubb. Forslaget behandles konfidensielt, med
mindre annet er bestemt i henhold til disse regler.
Pkt. 2 – Styret skal forvisse seg om at det foreslåtte medlem oppfyller de krav til
klassifikasjon og medlemskap som klubblovene og vedtektene.
Pkt. 3 – Styret skal innen 30 dager fra forslaget ble fremsatt godta eller avvise dette og
skal deretter underrette forslagstilleren, gjennom sekretæren, om sin beslutning.
Pkt. 4 – Hvis styrets beslutning er positiv, skal det foreslåtte medlem informeres om
Rotarys formål og om de rettigheter og plikter som medlemskap i klubben medfører.
Deretter blir det foreslåtte medlem anmodet om å undertegne medlemskapsskjemaet og gi
sin tillatelse til at hans/hennes navn og den foreslåtte klassifikasjon blir bekjentgjort i
klubben.
Pkt. 5 – Hvis ingen begrunnet skriftlig innvending mot forslaget er mottatt av styret fra
noe medlem i klubben innen syv (7) dager etter bekjentgjørelsen av opplysninger om det
foreslåtte medlem, skal vedkommende ansees å være valgt til medlem.
Hvis noen innvending, som nevnt ovenfor, er innlevert til styret, skal styret votere og
avgjøre saken på sitt neste møte. Hvis forslaget om det nye medlem vedtas, på tross av
innvendingen, skal det foreslåtte medlem ansees å være valgt til medlem.
Pkt. 6 – Når et nytt medlem er valgt, skal presidenten sørge for at medlemmet blir
introdusert i klubben, får utstedt medlemskort og får opplysningsmateriell for nye Rotary
medlemmer. Videre skal presidenten eller sekretæren rapportere opplysninger om det nye
medlem til RI og presidenten skal oppnevne et medlem som skal hjelpe det nye
medlemmet å bli kjent i klubben samt tildele vedkommende et klubbprosjekt eller en
klubbfunksjon.
Pkt. 7 – Klubben kan i henhold til klubblovene velge æresmedlemmer foreslått av styret.

Artikkel 14
Beslutninger
Ingen resolusjon og intet forslag som vil forplikte klubben i forbindelse med en hvilken
som helst sak skal behandles i klubben før dette har vært behandlet av styret. Slike
resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal oversendes styret uten
diskusjon.

Artikkel 15
Forretningsorden for møtene
- Møtet åpnes
- Introduksjon av besøkende
- Korrespondanse, meddelelser og Rotary informasjon
- Eventuelle komitérapporter
- Ikke ferdigbehandlede saker
- Nye saker
- Foredrag eller annen form for program
- Møtet heves

Artikkel 16
Endringer
Disse vedtekter kan endres med to tredjedels flertall på et hvilket som helst ordinært møte
hvor et beslutningsdyktig antall medlemmer er tilstede, forutsatt at underretning om slike
foreslåtte endringer har vært postsendt til hvert enkelt medlem minst ti (10) dager før
møtet. Ingen endring i, eller tillegg til, disse vedtekter kan gjøres som ikke er i samsvar
med klubblovene eller med lover og vedtekter for Rotary International.